Làm thế nào để sắp xếp và quản lý hồ sơ, tài liệu văn phòng một cách khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công việc? Hãy cùng Cube Self Storage tìm hiểu trình tự 5 bước sau.

  1. Chọn tủ hồ sơ
    Không nên đựng hồ sơ trong cặp hay túi nhỏ, vì như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quản lý một số lượng hồ sơ lớn.
    Căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, có thể áp dụng các công cụ sau để lưu trữ hồ sơ:

    • Tài liệu, hồ sơ nên được để vào các loại bìa còng, kẹp file để bảo vệ tài liệu
    • Hồ sơ ít sử dụng nên được lưu trữ trong các thùng hồ sơ, để ở các vị trí trong cùng
    • Hồ sơ thường xuyên sử dụng đến cần được để ở các giá tài liệu và vị trí có thể dễ dàng tìm kiếm
    • Sử dụng giấy ghi chú là một cách tốt để có thể phân biệt hồ sơ và tìm kiếm tài liệu dễ dàng
    • Nếu văn phòng có diện tích hẹp, nên dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ
  2. Phân loại hồ sơ
    Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng vì một hệ thống phân loại tốt sẽ dẫn đến việc sắp xếp hoặc kiểm tra dễ dàng hơn. Cube Self Storage gợi ý bạn phân loại như sau:

    • Theo dự án: Các dự án liên quan đến nhau sẽ được lưu trữ chung để tránh mất thời gian tìm kiếm
    • Theo chủ đề: Tương tự, những tài liệu có cùng chủ đề ví dụ như hợp đồng, báo cáo, kế toán, v.v. nên được để cạnh nhau
  3. Sắp xếp hồ sơ
    Tùy theo đặc điểm kinh doanh mà bạn có thể sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo các cách:

    • Theo thời gian: Chia theo tháng, theo quý, 6 tháng đầu hoặc cuối năm, v.v.
    • Theo bảng chữ cái
    • Theo tính chất: Ví dụ như hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – tối mật; hoặc hồ sơ chưa giải quyết – đang giải quyết – đã giải quyết xong – tồn đọng, v.v.
  4. Lập danh mục cho hồ sơ
    Nhờ vào bảng danh mục hồ sơ, chúng ta có thể rà soát và tra cứu một cách rất nhanh chóng. Có thể làm bằng word hay excel để thao tác nhanh hơn, và cũng dễ dàng tìm kiếm hơn. Bên cạnh đó, danh mục hồ sơ cũng phải được cập nhật thường xuyên. 
  5. Lưu trữ hồ sơ
    Hồ sơ nên được lưu trữ vào một vị trí nhất định để có thể tìm kiếm nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách khoa học hồ sơ của đơn vị. Nên scan hồ sơ để lưu vào máy tính để tránh việc bản gốc bị thất lạc. Ngoài ra, hồ sơ cũng cần phải được cập nhật, kiểm tra và điều chỉnh định kỳ.

Trên đây là các bước hướng dẫn sắp xếp tài liệu hồ sơ. Bạn có thể ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp của mình để xây dựng một kho hồ sơ tài liệu thông minh, hiệu quả.
Với kinh nghiệm lâu năm ở các nước như Anh, Malaysia, Hong Kong, Cube Self Storage đảm bảo sẽ đưa ra các giải pháp lưu trữ cho tất cả các nhu cầu và cung cấp kho lưu trữ để chứa các giấy tờ, tài liệu hay hồ sơ quan trọng cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0834400185 ngay!